Conditions Dénérales de Réservation

Conditions Générales de Réservation

Platform Music & Media BV

Version January 2025

1. GÉNÉRAL

A. Ces conditions générales s'appliquent à tous nos services, livraisons et offres. Toute dérogation et/ou ajout n'est valable que si elle est convenue par écrit.

B. Lorsque nous faisons appel à un ou plusieurs tiers pour l'exécution d'un contrat, nous avons le droit de nous référer également aux conditions générales appliquées par ces tiers.

2. OFFRES

A. Toutes nos offres sont sans engagement, à moins qu'il n'en soit convenu autrement, explicitement et par écrit.

B. Les offres sont valables pendant une durée maximale de 14 jours à compter de la date de leur émission.

C. Après l'acceptation d'une offre, nous nous réservons toujours le droit de retirer notre consentement dans un délai de 14 jours.

3. CONTRAT

A. Une offre devient un contrat définitif dès que le client confirme la réservation oralement, par e-mail, WhatsApp ou SMS auprès de Platform.Agency.

B. Nous nous réservons le droit de refuser des offres, des contrats ou des réservations sans justification.

C. Le client ne peut pas réserver un artiste pour un tiers sans notre autorisation écrite. Nous pouvons toujours associer des conditions supplémentaires à cette autorisation.

D. Les modifications et/ou ajouts à un contrat conclu ne sont valables que s'ils sont rédigés par écrit. Si une modification ou un ajout entraîne des travaux supplémentaires, des frais supplémentaires seront facturés. Si le montant de ces frais n'est pas convenu à l'avance, nous le déterminerons unilatéralement et de manière raisonnable.

E. Si le client omet de permettre l'exécution ou le bon déroulement d'un contrat, toutes les conséquences et coûts supplémentaires seront entièrement à la charge et aux risques du client.

F. L'Agent a le droit de modifier à tout moment les horaires de performance de ses artistes et en informera l'Organisateur par e-mail.

4. PAIEMENT

A. Toutes nos factures sont immédiatement payables, sauf si un autre délai est indiqué sur la facture concernée.

B. En cas de paiement après le délai convenu, un intérêt de 10 % sur le montant de la facture est dû à partir de la date d'échéance, de plein droit et sans qu'une mise en demeure soit nécessaire. Cela sans rappel préalable ni notification formelle.

C. De plein droit et sans qu'une mise en demeure soit nécessaire, une indemnité forfaitaire de 10 % du montant de la facture est due, avec une pénalité minimale de 150,00 €.
D. Tout protestation d'une facture doit être notifiée par lettre recommandée dans les 8 jours suivant la réception de la facture.

E. En cas de litige, les tribunaux du ressort du siège social de notre entreprise sont compétents, ou les tribunaux du ressort du domicile du défendeur, selon le choix de Platform Music & Media BV.

5. PROMOTION DE L'ARTISTE

A. L'Artiste doit être annoncé et décrit comme le nom de l'artiste mentionné à l'article 1 du contrat.

B. L'artiste doit recevoir la mention « Top Billing » sur toutes les créations visuelles, sauf accord contraire expressément convenu par e-mail avec l'Agent, et sera mentionné comme le nom de l'artiste dans l'article 1 du contrat. De plus, l'Organisateur devra toujours fournir à l'Agent un exemple de la manière dont le "Billing" sera diffusé.

C. Le matériel photo et la biographie de l'artiste seront mis à disposition de l'Organisateur par l'Agent après réception du contrat signé.

D. L'Organisateur s'engage à ne faire aucune déclaration négative concernant l'Artiste ou l'Agent, ni à exprimer quoi que ce soit qui pourrait nuire à leur nom ou réputation vis-à-vis de tiers.

E. Si l'Artiste est en retard, ou si, en raison de la force majeure ou pour toute autre raison, la performance de l'Artiste ne peut avoir lieu, l'Organisateur devra informer le public de la situation, dans la mesure du raisonnable, en bonne entente avec l'Agent.

F. Toute création visuelle concernant l'Artiste et son nom, y compris mais sans s'y limiter l'utilisation de logos/photos de presse/etc., doit d'abord être approuvée par l'Agent. Si cela n'est pas fait, une amende de 1000 EUR/semaine peut être imposée et/ou l'annulation immédiate de la performance, tous les frais étant à la charge de l'Organisateur.

G. L'Organisateur doit envoyer au moins cinq (5) photos de la performance de l'Artiste, de bonne qualité et en haute résolution, à l'Agent dans un délai d'un (1) jour après l'événement. L'Artiste et l'Agence peuvent utiliser ces photos sur les canaux en ligne. Si le photographe doit être crédité, cela doit être mentionné lors de l'envoi des photos.

H. Si l'Organisateur crée une Aftermovie de l'événement, l'Artiste doit être inclus dans cette Aftermovie officielle. L'Organisateur doit d'abord envoyer les images à l'Agent pour approbation avant la publication de l'Aftermovie.

6. ANNULATION

A. En cas d'annulation, la facture d'acompte reste toujours due.

B. L'annulation gratuite, à l'exception de la facture d'acompte mentionnée au point 6A des conditions générales, et la résiliation de ce contrat ne sont possibles que si un interdiction gouvernementale s'applique à l'événement. Dans ce cas, l'Organisateur doit fournir un document de cette interdiction gouvernementale à l'Agent. En cas d'annulation sans interdiction gouvernementale, les frais stipulés aux points D et E s'appliquent.

C. Le refus d'octroi des permis nécessaires par les autorités compétentes ne peut en aucun cas être considéré comme une interdiction gouvernementale.

D. En cas d'annulation par l'Organisateur plus de 8 semaines avant l'événement : Paiement de 50 % du solde restant.

E. En cas d'annulation par l'Organisateur moins de 8 semaines avant l'événement : Paiement de l'intégralité du solde restant.

F. L'artiste n'est plus tenu de respecter ses obligations en vertu de ce contrat si la performance devient impossible, pratiquement irréalisable ou dangereuse en raison, par exemple, mais pas exclusivement, de l'une des situations suivantes :
a) Décès, maladie ou blessure grave de l'Artiste ;
b) Décès, maladie ou blessure grave d'une personne de l'entourage immédiat de l'Artiste ;
c) Force majeure ;
d) Incendie ;
e) Émeutes, manifestations ou révoltes dans, autour ou près du lieu de l'événement, ou ailleurs, lorsque cela entrave le transport de biens ou de personnes vers le lieu ;
f) Grève, lock-out ou autres problèmes liés à l'Artiste et/ou son tour manager ;
g) Une décision, un décret ou une ordonnance émise par une autorité judiciaire ou gouvernementale ;
h) Un acte de guerre ou une action terroriste ;
i) La coupure d'électricité ou l'absence d'autres services essentiels ;
j) Conditions météorologiques extrêmes ; ou
k) Toute autre circonstance hors du contrôle de l'une des parties ;
l) Perturbation des transports.

Toutes les obligations de l'Organisateur découlant de ce contrat restent valables en cas de survenance d'une situation comme celle mentionnée à l'article 3.F ci-dessus.

L'Artiste ne peut être tenu responsable du non-respect de ses obligations en raison de l'une des situations mentionnées à l'article 3.F ci-dessus.

G. En plus de ce qui est mentionné à l'article 3.F, l'Artiste a également le droit d'annuler la performance, de la raccourcir ou de la déplacer vers un autre lieu dans les situations suivantes, et ce sans frais :
a) si l'Organisateur ne paie pas la rémunération de la prestation mentionnée à l'article 2 ;
b) si, selon l'avis de l'Artiste, les exigences concernant l'équipement ou son bon fonctionnement ne sont pas respectées au moment de l'inspection ou pendant la performance, à l'exception des cas de négligence grave de l'Artiste ou d'équipement dont le bon fonctionnement relève de la responsabilité de l'Artiste (voir article 6) ;
c) si les exigences d'hébergement mentionnées à l'article 9C ne sont pas respectées ;
d) si une autre obligation de l'Organisateur n'est pas remplie, empêchant ainsi la performance de se dérouler comme prévu ;
e) en cas d'opportunité de carrière exceptionnelle pour l'Artiste, comme, mais sans s'y limiter, une performance importante et/ou un événement mondial de grande envergure ;
f) si une certaine activité est incompatible avec le programme de voyage pour la performance tel que décrit dans ce contrat ;
g) si l'artwork n'est pas approuvé ou ne correspond pas à ce qui est décrit à l'article ;
h) si la performance a été déplacée à une autre date ou à un autre lieu.

H. En plus de ce qui est mentionné aux articles 3.F et 3.G, l'Artiste a également le droit d'annuler la performance dans les situations suivantes, et ce sans frais :
a) si l'Organisateur ne respecte pas ses obligations et, malgré une mise en demeure écrite, ne parvient pas à rectifier cette non-exécution dans un délai de sept (7) jours, ou, lorsque la période restante jusqu'à la performance est inférieure à sept (7) jours, dans le délai plus court déterminé par l'Agence et/ou l'Artiste, sauf si l'exécution est déjà définitivement rendue impossible. Dans ce cas, aucune mise en demeure n'est requise ;
b) si l'Organisateur a été déclaré en faillite ou si une demande de faillite a été déposée ;
c) si l'Organisateur a obtenu ou demandé un sursis de paiement ;
d) si une partie importante des biens de l'Organisateur a été saisie, y compris, dans tous les cas, les biens nécessaires à la performance ;
e) en cas de cession par l'Organisateur ;
f) en cas de mise sous tutelle concernant le capital de l'Organisateur ; si l'Organisateur cesse de payer ses créanciers ou si l'on peut supposer que le Client ne sera plus en mesure de payer ses créanciers.

L'Artiste doit informer immédiatement l'Organisateur de l'annulation de la performance. L'annulation ne peut avoir lieu que si elle est justifiée par des raisons.

Toutes les obligations de l'Organisateur découlant de ce contrat, à l'exception de 3.G (e), demeurent valables en cas de survenance d'une situation telle que mentionnée à l'article 3.G ci-dessus.

Une annulation doit d'abord être effectuée par e-mail, après quoi l'Organisateur doit la confirmer par lettre recommandée adressée à l'Agent. La date de l'annulation sera celle du tampon de dépôt de la lettre recommandée à la poste.

7. REPRODUCTION

A. L'enregistrement, la diffusion ou toute autre forme de reproduction ou de distribution de la performance par tout média est interdit, tant pour l'Organisateur que pour des tiers, sauf accord préalable et écrit de l'Artiste. Tous les droits de propriété intellectuelle, y compris les droits d'auteur et les droits voisins, découlant de la performance convenue appartiennent entièrement et exclusivement à l'Artiste.

B. L'Organisateur autorisera un ou plusieurs membres de l'équipe de l'Artiste à réaliser des photos ou des vidéos professionnelles de la performance et de l'événement. La personne réalisant ces enregistrements aura un accès sans restriction à tout endroit de la salle, tant que cela profite à l'enregistrement. Si l'Organisateur a ou obtiendra plus tard l'autorisation des participants à l'événement d'utiliser des photos ou vidéos de ces participants, il doit inclure l'Artiste dans cette autorisation ou lui permettre d'utiliser ces enregistrements. L'Artiste sera le propriétaire de tous les enregistrements réalisés en vertu de cet article.

C. L'Artiste reconnaît que les personnes assistant à la performance peuvent posséder des smartphones avec caméra. Leur présence ne signifie pas que l'Organisateur viole ce contrat.

D. L'Artiste reconnaît que les personnes assistant à la performance peuvent posséder des smartphones avec caméra. Leur présence ne signifie pas que l'Organisateur viole ce contrat.

E. L'Organisateur est responsable de tous les dommages que l'Artiste pourrait subir en raison de la violation des dispositions des articles 7A et 7B ci-dessus. En cas de violation de ces articles, l'Organisateur devra verser à l'Artiste une indemnité correspondant aux dommages subis, d'un montant forfaitaire minimum de 15 000 €.

8. DISPOSITIONS RELATIVES À L'HOSPITALITÉ

Il est de la responsabilité totale de l'Organisateur de demander cette fiche à l'Agence. Si l'Organisateur n'a pas reçu la fiche, il ne peut pas l'invoquer comme excuse pour le non-respect des exigences en matière de services.

A. L'Organisateur doit fournir à l'Artiste et, le cas échéant, au tour manager des boissons et de la nourriture sur demande, dans la mesure du possible.

B. L'Organisateur fournira un responsable de scène pour l'Artiste, qui accompagnera l'Artiste avant et après la performance, du parking / des coulisses / de la scène / ...

C. L'Organisateur doit également veiller à fournir des installations sanitaires propres pour l'Artiste, séparées du public et proches de la scène.

D. Tous les frais supplémentaires liés à la fiche de l'Artiste sont à la charge de l'Organisateur et ne peuvent en aucun cas être réclamés à l'Agent ou à l'Artiste.

E. Avant de signer ce contrat, l'Organisateur doit s'assurer qu'il dispose de toutes les autorisations et licences nécessaires pour l'organisation de l'événement.

F. L'Organisateur prendra en charge toutes les taxes et prélèvements liés à la performance de l'Artiste.

G. L'Organisateur fournira une sécurité dans le sens le plus large du terme afin de protéger l'Artiste et ses biens, ainsi que son entourage et les biens de son entourage, avant, pendant et après la performance. L'Organisateur sera tenu responsable de tout dommage ou vol d'équipement de l'Artiste ou de tout acte de violence physique contre l'Artiste. L'Artiste n'est pas responsable des dommages de quelque nature que ce soit causés avant ou pendant la performance, sauf si ces dommages résultent de sa propre faute grave ou de son intention. L'Organisateur indemnisera l'Artiste de tous frais, dommages et réclamations liés à l'événement et/ou à la performance.

H. L'Organisateur fournira les permis de travail et visas (et prendra en charge les frais supplémentaires pour l'obtention d'un visa) afin que l'Artiste, le tour manager et l'équipe de l'Artiste puissent travailler légalement dans le pays de l'événement le jour de la performance. Ces documents doivent être valides pendant toute la durée du séjour de l'Artiste, du tour manager et de l'équipe de l'Artiste. Tous les frais associés à ces permis de travail et visas sont à la charge de l'Organisateur et ne sont pas couverts par l'Agent.

9. ÉQUIPEMENT PRÉSENT

Veuillez vérifier la 'fiche technique' de l'Artiste. Celle-ci sera envoyée à l'Organisateur sous forme de document séparé. Une copie signée de la fiche technique doit être renvoyée à l'Agence. Cette fiche fait partie intégrante du contrat et doit être suivie avec précision. L'Organisateur doit fournir et payer TOUS les éléments requis dans cette fiche, sauf si un accord écrit explicite en dispose autrement. Toute modification de cette fiche doit être approuvée par écrit par l'Agence.

A. L'artiste doit disposer de suffisamment d'espace derrière la cabine DJ afin de pouvoir se déplacer librement.

B. L'Organisateur garantit que l'équipement est de bonne qualité. Si l'Artiste est clairement empêché de donner sa performance en raison d'un équipement défectueux ou d'autres défauts graves liés au son de la salle, à la scène, à la sécurité, ou à d'autres caractéristiques essentielles de la performance, l'Artiste est en droit d'interrompre la performance, sans que l'Agent ne soit tenu de restituer aucune somme payée par l'Organisateur. L'Agent communiquera, dès que possible, la raison de l'interruption ou de la non-réalisation de la performance à l'Organisateur, tant par téléphone que par e-mail, en indiquant les motifs.

C. L'Organisateur est en tout temps responsable du respect des normes sonores. Un responsable technique de l'Organisateur doit toujours être présent et avoir une connaissance suffisante de la législation en vigueur. Ce responsable limitera et ajustera le niveau sonore si nécessaire. L'Artiste, l'Agent ou l'entourage ne pourront en aucun cas être tenus responsables de toute infraction éventuelle à cet égard. Si l'Artiste, l'Agent ou l'entourage étaient malgré tout tenus responsables, l'Organisateur les dégagera de toute responsabilité vis-à-vis des tiers. Toute indemnisation ou amende qui leur serait imposée devra être remboursée sans délai par l'Organisateur.

D. Si la performance doit avoir lieu en extérieur, l'Organisateur doit s'assurer que la scène est adéquatement couverte afin que l'équipement de scène de l'Artiste, la scène elle-même et les systèmes sonores et d'éclairage pour festivals (y compris mais sans se limiter aux microphones, système de monitoring de scène, consoles de mixage, instruments, câblage, etc.) restent complètement secs en cas de pluie. L'Artiste a seul le droit de déterminer, de bonne foi, si cette couverture et la mise à la terre sont appropriées.

10. INDEMNISATION

L'Organisateur indemnisera, protégera et dégagera de toute responsabilité l'Artiste, ses managers, comptables, avocats et agents, ainsi que leurs sous-traitants respectifs, employés, détenteurs de licences et représentants, contre toutes les réclamations, demandes, procédures, dommages ou coûts (y compris mais sans se limiter aux honoraires d'avocats raisonnables) résultant directement de la performance, y compris mais sans se limiter à :

• Toute perte, tout dommage et/ou destruction des instruments et de l'équipement de l'Artiste et/ou de ses employés, sous-traitants ou agents respectifs sur le lieu de la performance, y compris mais sans se limiter aux dommages, pertes ou destructions causés par des forces échappant au contrôle des parties ;
• Des dommages ou des blessures aux exploitants, ou des dommages à la location ou à un équipement ou des biens personnels sur ce lieu, causés par des fans ou par toute autre personne présente sur le lieu.

11. VOLS ET HÉBERGEMENT

A. VOYAGES

• L'Organisateur paiera les vols aller-retour pour l'Artiste et, le cas échéant, le tour manager, vers et depuis un aéroport convenu avec l'Agent.
• Les vols seront réservés via l'agence de voyages de l'Agent. La facture correspondante sera envoyée à l'Organisateur et devra être réglée immédiatement.
• Les vols seront confirmés dès que les fonds auront été reçus. Le prix des vols peut augmenter si le paiement est retardé. Le supplément sera également à la charge de l'Organisateur.
• Les vols doivent être réservés 90 jours avant la date de la performance.
• Aucune compagnie "low cost" ne sera utilisée, sauf si cela a été convenu au préalable avec l'Agent.
• Les vols doivent toujours être approuvés et confirmés par l'Agent par e-mail.

B. TRANSPORT

L'Organisateur devra prévoir un chauffeur pour le transport entre l'aéroport, l'hôtel et l'événement. Le chauffeur ne doit absolument pas être sous l'influence de l'alcool et/ou de drogues.

Le type de voiture avec laquelle l'Artiste sera transporté doit être communiqué à l'Agent 2 semaines à l'avance. Il est interdit de fumer dans la voiture, de jouer de la musique forte, et le chauffeur doit respecter les limites de vitesse et les règlements de circulation en tout temps.

L'Artiste sera accueilli à l'aéroport par un chauffeur. Si l'Artiste doit attendre plus de quinze minutes pour le chauffeur, il a le droit de prendre un taxi et pourra récupérer les frais de taxi auprès de l'Organisateur. Si l'Artiste doit être transporté à l'aéroport après la performance et s'il n'est pas pris à temps et manque son vol, l'Artiste a le droit de réserver un nouveau vol et, si nécessaire, une chambre d'hôtel, et pourra récupérer ces frais auprès de l'Organisateur.

C. HÉBERGEMENT

L'Organisateur devra fournir une chambre double (par membre de l'Artiste et, le cas échéant, pour le tour manager) dans un hôtel de qualité (minimum 4 étoiles), incluant le petit déjeuner, le service en chambre et l'accès Wi-Fi gratuit. Toutes les chambres d'hôtel doivent être réservées avec une arrivée anticipée (en fonction de l'heure d'arrivée du vol) et un départ tardif. L'hôtel doit toujours être approuvé et confirmé par l'Agent par e-mail.

Un crédit de nourriture et de boissons de 75 EUR sur la facture totale de l'hôtel doit également être mis à disposition. Cela s'applique à chaque membre de l'Artiste et, le cas échéant, au tour manager. L'Organisateur s'assure que ses coordonnées bancaires sont enregistrées à l'hôtel. En aucun cas les données de carte de crédit de l'Artiste ne seront demandées lors de l'enregistrement.

L'Organisateur devra fournir l'itinéraire avec toutes les informations nécessaires à l'Agent 2 semaines avant l'événement.

12. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Tous les matériaux mis à la disposition de l'Organisateur par l'Agence, y compris mais sans s'y limiter l'utilisation du nom de l'Artiste, de l'image et/ou du logo de l'Artiste, ainsi que tout autre droit de propriété intellectuelle détenu ou sous le contrôle de l'Artiste, ne seront utilisés qu'en relation avec la promotion de la performance de l'Artiste à la date de l'engagement et resteront la propriété de l'Agence ou de l'Artiste, selon le cas. L'Agence a le contrôle sur toute utilisation de ces matériaux. Lorsque l'Agence juge que l'utilisation des matériaux pourrait avoir un impact négatif sur l'Artiste ou sur les droits de propriété intellectuelle de l'Artiste, l'Organisateur, après réception de la notification écrite de l'Agence, fera tout son possible pour empêcher immédiatement la diffusion ultérieure du matériel promotionnel mentionné dans cette notification. Il détruira ou retournera immédiatement les matériaux non utilisés à la partie demanderesse, aux frais de l'Organisateur.